Untuk mengotomatisasi manajemen pembuatan janji ada beberapa sistem yang dapat digunakan. Salah satunya adalah penggunaan sistem AI yang ditawarkan beberapa pengembang seperti Google duplex, Presence AI, Atau WIZ.AI yang membangun sistem Voice AI talkbot dengan teknologi AI terkemuka seperti teknologi Machine Learning, Natural Language Understanding, Automatic Speech Recognition, dan Interactive Voice Response . Teknologi Talkbot ini didesain untuk membantu perusahaan menghubungi pelanggan dalam jumlah besar lewat panggilan telepon untuk mengkonfirmasi status booking mereka, dan juga mengurangi pembatalan janji pada menit-menit terakhir.
Dengan teknologi ini perusahaan dapat secara signifikan memaksimalkan tingkat kehadiran pelanggan, dan meminimalisir masalah administrasi yang disebabkan oleh pembatalan janji di saat-saat terakhir.
Awal pandemik 2020 lalu dipenuhi dengan kepanikan dan peningkatan panggilan telepon untuk berbagai organisasi kesehatan. Kondisi pandemi Covid-19 telah menunjukan bagaimana volume panggilan telepon dapat meningkat secara drastis pada waktu yang tidak terduga. Pada kondisi mendesak di situasi pandemik ini, call center dan customer service memiliki peran lebih untuk menangani peningkatan volume panggilan telepon agar pelanggan tetap merasa tenang. Tapi, jika terjadi secara mendadak, tidak mungkin perusahaan dapat menambahkan agen call center dan staf administratif dalam waktu singkat, belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk melatih mereka agar siap menghadapi pelanggan.
Dalam kasus seperti ini, Talkbot adalah solusi yang tepat karena dapat menangani peningkatan volume telepon secara mendadak tanpa harus membuang waktu untuk pelatihan.
Covid-19 juga telah mengubah kebiasaan kita untuk membuat janji pertemuan.
